Premessa
Il provvedimento n. 372380 del 30.09.2024, emanato in attuazione dell’art. 38-
bis, comma 2 del D.P.R. 600/19731, ha disciplinato le modalità operative per la
sottoscrizione digitale dei processi verbali redatti dal personale dell’Agenzia
delle Entrate nel corso e al termine delle attività amministrative di controllo
fiscale, nel caso in cui i contribuenti interessati e gli operatori del controllo siano
dotati di firma digitale.
Il provvedimento disciplina anche le modalità di sottoscrizione mista
(digitale e analogica): in particolare, in caso di firma analogica del
documento da parte del contribuente il personale dell’Agenzia delle Entrate
incaricato attesta la conformità della copia informatica al documento
analogico2.
Il provvedimento stabilisce poi le ipotesi di rifiuto di sottoscrizione da parte
del contribuente (o del suo delegato) del processo verbale firmato
digitalmente solo dal personale dell’Agenzia delle Entrate incaricato del
controllo.
Con successivi provvedimenti possono infine essere integrate o modificate
le disposizioni di cui al presente provvedimento, in conseguenza
dell’evoluzione degli strumenti informatici e tecnologici.
Ambito di applicazione
I processi verbali redatti dal personale dell’Agenzia delle Entrate nel corso o
al termine delle attività amministrative di controllo fiscale possono essere
sottoscritti con la firma digitale: in tal caso, tuttavia – come avviene anche
relativamente alla modifica dei principi generali riguardanti le sanzioni
amministrative-tributarie (per una disamina delle modifiche delle sanzioni in
senso stretto e dei principi generali in tale ambito si vedano le CDG n. 154 del
16.07.2024, n. 170 del 26.08.2024, n. 171 del 27.08.2024, n. 172 del 28.08.2024 e
n. 173 del 29.08.2024) – le nuove previsioni risultano applicabili alle violazioni
commesse a partire dal 01.09.2024.
Il contribuente (o il suo delegato) può, a sua volta, sottoscrivere il
processo verbale – previamente condiviso e senza alterarne il
contenuto – mediante firma digitale se ne è in possesso, ovvero con
firma autografa, secondo le modalità che si esamineranno.
Contribuente in possesso di firma digitale
Come visto, il processo verbale può essere firmato dal contribuente (o dal suo
delegato) in modalità digitale ove dotato di firma digitale: a tal fine il processo
verbale viene inviato:
dalla casella di posta elettronica istituzionale del personale incaricato del
controllo;
all’indirizzo di posta elettronica ordinaria del contribuente (o del suo delegato),
così come indicata nel processo verbale.
Parimenti, nel medesimo processo verbale deve essere evidenziato
l’eventuale domicilio digitale.
Successivamente alla sottoscrizione digitale3, il contribuente (o il suo
delegato) provvede alla trasmissione del processo verbale all’indirizzo di posta
elettronica istituzionale del personale incaricato del controllo.
Alla ricezione del processo verbale digitalmente sottoscritto dal
contribuente (o dal suo delegato) il personale incaricato del controllo
provvede ad apporre la firma digitale sul documento, verificandone la
formale integrità rispetto a quello originariamente trasmesso.
Il processo verbale, completo di tutte le sottoscrizioni digitali necessarie,
deve essere protocollato dal personale dell’Agenzia delle Entrate incaricato
del controllo e trasmesso al domicilio digitale del contribuente iscritto negli
elenchi pubblici4; in alternativa il contribuente, sprovvisto di indirizzo PEC, può
chiedere la trasmissione del processo verbale all’indirizzo PEC del proprio
delegato.
Nei casi in cui il contribuente, dotato di firma digitale, risulti sprovvisto
di un indirizzo PEC presente in pubblici elenchi (o non richieda la
trasmissione del processo verbale all’indirizzo PEC del proprio
delegato), il personale dell’Agenzia delle Entrate incaricato al controllo
procede mediante consegna nelle mani proprie del destinatario o tramite
raccomandata A/R della copia conforme analogica, munita del
contrassegno elettronico5.
Contribuente non in possesso di firma digitale
Se il contribuente (o il suo delegato) non è munito di firma digitale, il processo
verbale può essere firmato in modalità analogica: a tal fine il processo verbale
deve essere stampato e consegnato nelle mani proprie del destinatario.
A seguito dell’apposizione della firma autografa del contribuente (o del
suo delegato) sul processo verbale, il personale dell’Agenzia delle Entrate
incaricato del controllo produce una copia informatica del documento
analogico, attestandone la conformità, come previsto6 dalle “Linee Guida
sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”
dell’AGID7 (paragrafo 2.2), e apponendo la firma digitale. Il documento così
formato costituisce l’originale informatico.
Predisposto il documento originale informatico il processo verbale, completo di tutte le sottoscrizioni necessarie, deve essere protocollato dal
personale dell’Agenzia delle Entrate incaricato del controllo che procede,
successivamente, alla consegna al contribuente (o al suo delegato) della
relativa copia analogica con contrassegno elettronico.
Rifiuto della sottoscrizione del processo verbale
Nei casi di rifiuto di sottoscrizione del processo verbale da parte del
contribuente (o del suo delegato) il personale dell’Agenzia delle entrate
incaricato del controllo ne dà evidenza nello stesso processo verbale,
indicandone i motivi, e può procedere alla sottoscrizione digitale del
documento 1 e alla consegna dello stesso con le modalità viste in
precedenza.
Nelle ipotesi in cui il contribuente (o il suo delegato) rifiuti la consegna
del processo verbale nelle proprie mani, il personale dell’Agenzia
delle entrate incaricato del controllo procede all’invio della copia
analogica del processo verbale informatico con contrassegno elettronico
mediante raccomandata A/R al domicilio fiscale del contribuente, ovvero con
trasmissione del documento informatico originale tramite PEC al domicilio
digitale iscritto negli elenchi pubblici8.
